E-Rechnung für Kleinunternehmer: Das müssen Sie beachten

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG fragen Sie sich vielleicht, ob die E-Rechnungspflicht auch für Sie gilt. Die gute Nachricht: Sie sind von der Ausstellungspflicht befreit. Aber es gibt einiges zu beachten.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach §19 UStG (Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro) haben eine Sonderstellung bei der E-Rechnungspflicht:

Aber: Sie müssen trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen schicken – und Sie müssen diese verarbeiten können.

Warum die Befreiung?

Die Befreiung für Kleinunternehmer wurde eingeführt, um den Verwaltungsaufwand für kleine Betriebe zu begrenzen. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, ist der Nutzen der automatisierten Verarbeitung für das Steuersystem geringer.

E-Rechnungen empfangen als Kleinunternehmer

Auch wenn Sie keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sollten Sie vorbereitet sein:

1. E-Mail-Postfach einrichten

Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen per E-Mail empfangen können. Die meisten E-Rechnungen werden als Anhang (XML oder PDF mit eingebettetem XML) versendet.

2. Viewer nutzen

Mit einem E-Rechnungs-Viewer wie dem E-Rechnungshelfer können Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnen und die Rechnungsdaten lesbar anzeigen lassen – kostenlos und ohne Installation.

3. Archivierung beachten

E-Rechnungen müssen wie alle Geschäftsunterlagen gemäß den GoBD archiviert werden. Das bedeutet: unveränderbar und für 10 Jahre aufbewahrt.

Ihre Rechnungen als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer können Sie Ihre Rechnungen weiterhin so erstellen wie bisher:

• Als PDF per E-Mail
• Als gedruckte Papierrechnung
• Mit Ihrer gewohnten Rechnungssoftware

Freiwillig E-Rechnungen erstellen?

Auch wenn Sie nicht müssen: Die freiwillige Nutzung von E-Rechnungen kann Vorteile haben:

• Professioneller Eindruck bei Geschäftspartnern
• Zukunftssicherheit, falls Sie wachsen
• Einfachere Verarbeitung beim Empfänger
• Vorbereitung auf mögliche zukünftige Anforderungen

Besonderheiten bei der Kleinunternehmerrechnung

Wenn Sie als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen möchten, beachten Sie diese Besonderheiten:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen: Wie bei jeder Kleinunternehmerrechnung darf keine Umsatzsteuer berechnet werden
• Hinweis auf §19 UStG: Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung sollte auch in der E-Rechnung enthalten sein
• Steuerkategorie: In der E-Rechnung wird die Steuerkategorie "O" (außerhalb des Anwendungsbereichs) oder "E" (steuerbefreit) verwendet

Zusammenfassung