E-Rechnungen empfangen: So richten Sie alles ein

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. In diesem praktischen Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich vorbereiten.

Schritt 1: E-Mail-Postfach einrichten

Die meisten E-Rechnungen werden per E-Mail als Dateianhang versendet. Richten Sie ein dediziertes E-Mail-Postfach ein:

• Empfohlen: rechnung@ihrefirma.de oder eingangsrechnung@ihrefirma.de
• Kommunizieren Sie diese Adresse an Ihre Lieferanten
• Richten Sie automatische Weiterleitungen an zuständige Mitarbeiter ein

Schritt 2: Dateiformate verstehen

E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten ankommen:

Schritt 3: Viewer oder Software bereitstellen

Um E-Rechnungen zu lesen und zu verarbeiten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Option A: Online-Viewer (kostenlos)

Für gelegentliche E-Rechnungen reicht ein kostenloser Online-Viewer wie der E-Rechnungshelfer:

• Keine Installation nötig
• Datei direkt im Browser öffnen
• Datenschutz: Dateien bleiben auf Ihrem Computer

Option B: Buchhaltungssoftware

Wenn Sie regelmäßig E-Rechnungen erhalten, prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware:

• Lexware, DATEV, Sage und andere unterstützen E-Rechnungen
• Automatischer Import in die Buchhaltung möglich
• Prüfen Sie, ob ein Update nötig ist

Schritt 4: Prozess für den Alltag festlegen

Definieren Sie einen klaren Ablauf für eingehende E-Rechnungen:

1. Empfang: E-Rechnung kommt per E-Mail an
2. Prüfung: Öffnen Sie die Rechnung und prüfen Sie die Daten
3. Validierung: Optional: Prüfen Sie die technische Gültigkeit
4. Freigabe: Inhaltliche Prüfung und Freigabe zur Zahlung
5. Verarbeitung: Übernahme in die Buchhaltung
6. Archivierung: Revisionssichere Ablage

Schritt 5: Archivierung einrichten

E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD archiviert werden:

• Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
• Format: Im Originalformat (XML/PDF) aufbewahren
• Unveränderbar: Die Datei darf nicht verändert werden
• Lesbar: Sie müssen die Rechnung jederzeit öffnen können

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: XRechnung lässt sich nicht öffnen

Lösung: XRechnung ist eine XML-Datei und kann nicht wie ein PDF geöffnet werden. Nutzen Sie einen E-Rechnungs-Viewer wie den E-Rechnungshelfer.

Problem: PDF zeigt keine Rechnungsdaten

Lösung: ZUGFeRD-PDFs sehen aus wie normale PDFs. Die maschinenlesbaren Daten sind in der Datei eingebettet. Nutzen Sie einen Viewer, um die strukturierten Daten zu extrahieren.

Problem: Rechnung ist fehlerhaft

Lösung: Prüfen Sie die Rechnung mit einem Validator. Kontaktieren Sie den Rechnungssteller und bitten Sie um eine korrigierte Version.

Checkliste: Bin ich bereit?

Mit diesen Schritten sind Sie bereit, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Probieren Sie den E-Rechnungshelfer aus, um sich mit dem Lesen von E-Rechnungen vertraut zu machen.